W tym roku spółka przejmowała średnio 45 mieszkań miesięcznie, które trafiały na listę pustostanów. Lokale przejmowane są praktycznie każdego dnia z różnych powodów, tj. wypowiedzenie umowy przez najemcę czy śmierć lokatorów. Przede wszystkim jednak są to lokale odzyskiwane od dłużników. Dodatkowo, w przypadku dużych mieszkań powyżej 80m2 często zlokalizowanych w kamienicach, spółka decyduje się na podział na mniejsze. Lokale takie cieszą się największym zainteresowaniem mieszkańców lub są wykorzystywane w programie lokali socjalnych ze wsparciem treningowym.
Okres pozostawania lokalu pustym po jego zwolnieniu przez poprzedniego lokatora i zasiedleniu przez nowego jest zjawiskiem naturalnym, a łączna liczba pustostanów jest pochodną wielości zasobu. Bardzo rzadko zdarza się, że zwalniany lokal jest w stanie pozwalającym na wprowadzenie tam nowego lokatora. ZKZL, w ramach programu lean managment, skupił więc swoją uwagę na procesie szybkiego ich zagospodarowania i udostępniania potrzebującym poznaniakom.
W listopadzie 2019 roku liczba pustostanów niepokojąco zbliżała się do 700. Zarząd Spółki podjął decyzję o wdrożeniu innowacyjnego w skali kraju procesu opracowanego wg metodyki Lean Management. Podczas prac nad projektem optymalizacji zagospodarowania pustostanów zespół projektowy zdiagnozował główne problemy i zakłócenia w procesie. W przemyślany sposób ograniczono biurokrację do niezbędnego minimum, a tradycyjne dokumenty zastąpiono ich elektronicznymi wersjami. Informatyzację objął również proces podejmowani decyzji. Obecnie podejmowane są one zdecydowanie szybciej przy zachowaniu wysokiej dbałości o jakość. Wszystkie etapy działania są monitorowane za pomocą systemu wizualizującego przebieg procesu. Dzięki temu szybko wiadomo, gdzie pojawiają się zatory, które są niezwłocznie eliminowane. Wprowadzone zmiany znacząco skróciły proces zagospodarowania pustostanów. Obecnie maksymalny czas trwania procesu (czyli czas liczony od przejęcia lokalu poprzez jego przygotowanie, do momentu wprowadzenia się nowych lokatorów) dla lokali nie wymagających skomplikowanych prac remontowych, wynosi jedynie około 90 dni. Warto zwrócić uwagę, że każdy remont w tym przypadku musi zostać zorganizowany w zgodzie z przepisami prawa zamówień publicznych, co również wpływa na długość procesu. Lokale, które nie wymagają remontu przekazywane są nowym najemcom nawet tego samego dnia, w którym lokal został przekazany do zasobu ZKZL.
Największym sukcesem wprowadzenia procesu szczupłego zarządzania jest zwiększająca się liczba mieszkańców Poznania, którzy otrzymali wsparcie Miasta w postaci wynajmu mieszkania. W roku 2021 aż 387 rodzin zamieszkało w nowym lokum, a średnia przekazywanych lokali poznaniakom to około 40 miesięcznie. Tempa przekazywania mieszkań nie wyhamowały nawet obostrzenia związane z pandemią koronawirusa. Wprowadzone rozwiązania spowodowały, że liczba pustostanów w Poznaniu wciąż spada. W ciągu dwóch lat od wdrożenia zmian, ZKZL zmniejszył liczbę pustostanów w Poznaniu o ponad 170 lokali mieszkalnych.
Proces zagospodarowania pustostanów został doceniony między innymi przez magazyn „Forbes”. Poznań jako krajowy lider w zakresie mieszkalnictwa buduje pozytywne wzorce dla innych miast borykających się z tymi sami ograniczeniami w tym obszarze. Pozytywne doświadczenia pracowników Zarządu Komunalnych Zasobów Lokalowych z usprawnianiem procesów usługowych skłoniły organizację do podejmowania dalszych działań rozwojowych, przyczyniając się do wzrostu zadowolenia poznańskich rodzin, które otrzymały pomoc mieszkaniową od Miasta.
