Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

Od rekrutera wymaga się dużego zaangażowania oraz posiadania szeregu kompetencji miękkich. Jeśli w swojej pracy będzie miał dostęp do odpowiednich narzędzi, takich jak system rekrutacyjny, skupienie się na osobie kandydata z pewnością będzie łatwiejsze. Jak wybrać ten najlepszy system?

Plan artykułu:

1. Jak szukać pracowników?
2. Sposoby selekcji kandydatów
3. Czym jest Applicant Tracking System (ATS)?
4. Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?
5. Udana rekrutacja – podsumowanie

Jak szukać pracowników?

Każda firma ma swoje sposoby na rekrutacje, jedne lepsze, drugie… inne. Gorszych nie ma, bo proces rekrutacji zależy od specyfiki branży i rodzaju wakatu do obsadzenia. Jest jednak kilka utartych schematów poszukiwania nowych pracowników.

• Rekrutacja szeptana – poszukiwanie pracowników poprzez rekomendacje od znajomych osób, innych pracowników. 
• Rekrutacja poprzez zakładkę Kariera – umieszczenie ogłoszenia na własnej stronie www.
• Rekrutacja poprzez tradycyjne ogłoszenie o pracę – umieszczenie ogłoszenia w mediach tradycyjnych (np. w gazetach), w Urzędach Pracy, czy na portalach pracy (np. pracuj.pl).
• Rekrutacja poprzez fora branżowe – poszukiwanie specjalistów z wykorzystaniem branżowych forów.
• Rekrutacja poprzez media społecznościowe – umieszczenie ofert pracy na popularnych portalach społecznościowych: Facebook, LinkedIn, Twitter – rzadziej Instagram.
• Direct search – rekrutacja kandydatów, którzy nie szukają aktywnie nowej pracy (tzw. kandydatów pasywnych) – najczęściej odbywa się z wykorzystaniem mediów społecznościowych.
• Outsourcing rekrutacji – zatrudnienie zewnętrznego head huntera lub agencji doradztwa personalnego, jako wsparcie procesu rekrutacji.

Sposoby selekcji kandydatów

Załóżmy, że na Twoją ofertę odpowie 100 osób. Czy od razu będziesz umawiać spotkania? Oczywiście, że nie! Najpierw dokonasz selekcji, czyli wybierzesz najlepiej rokujących kandydatów. Jak to zrobić? Dobrze jest podzielić cały proces na etapy:

Etap analizy CV – przegląd otrzymanych zgłoszeń pod kątem kompletu niezbędnych informacji, np. czy kandydat ma odpowiednie wykształcenie / doświadczenie, czy dołączył portfolio / list motywacyjny itp. Tu kryteria zależą od wymagań stawianych w ogłoszeniu.

Etap testowania – zaproszenie wybranych kandydatów do wypełnienia testu przesiewowego, np. językowego, merytorycznego itp. Znów, zależnie od wymagań stanowiskowych.

Etap rozmowy kwalifikacyjnej (1) – pierwsza rozmowa z kandydatem (w dowolnej formie: on-line / off-line, telefonicznie), która pozwoli ocenić np. językową biegłość kandydata, prezencję itp.

Etap zadania rekrutacyjnego – zaproszenie do wykonania zadania rekrutacyjnego, np. wykonanie obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym, napisanie tekstu, wykonanie researchu itp.

Etap rozmowy kwalifikacyjnej (2) – zaproszenie na rozmowę po wykonaniu zadania rekrutacyjnego, omówienie warunków współpracy oraz:

• zaproszenie na dzień próbny

• lub sprawdzenie referencji.

Jak widzisz, powyższe zadania mogą być dość czasochłonne, jeśli ilość kandydatów będzie znaczna. Z pomocą przychodzi nam jednak technologia, a konkretnie – systemy rekrutacyjne.

Czym jest Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking System (ATS) to oprogramowanie do śledzenia kandydatów, tzn. obsługi całego procesu rekrutacji w jednym systemie. Wykorzystanie go skraca czas rekrutacji i ułatwia szybkie przefiltrowanie dokumentów aplikujących osób. Dobrze zaprojektowany ATS ułatwia umieszczanie ogłoszeń na wybranych portalach i mediach społecznościowych, posiada szablony do korespondencji seryjnej, umożliwia automatyczną wysyłkę wiadomości i przede wszystkim – posiada wyszukiwarkę profili kandydatów.

Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

• Aby wdrożyć ATS w swoim dziale HR, najpierw określ zakres potrzeb firmy, np. przewidywane ilości wakatów. Jeśli poszukujesz miesięcznie 100 osób, szukaj ATS, który będzie odpowiadał na tą potrzebę.
• Szukaj ATS-u, który oferuje coś więcej, niż samo tworzenie bazy danych kandydatów. Musi mieć wyszukiwarkę, która ułatwi Ci wertowanie aplikacji pod różnym kątem.
• Koniecznie upewnij się, że system zabezpieczy dane wrażliwe kandydatów, tzn. spełnia wymogi RODO itp.
• Szukaj systemu, który ma integracje z popularnymi portalami (jeśli tego potrzebujesz).
• Niech Twój ATS pozwala na szybki kontakt z kandydatami i automatyczną wysyłkę wiadomości, z wykorzystaniem szablonów.
• Wybierz ATS, który pozwala tworzyć zaawansowane raporty i analizy.
• Sprawdź, czy upatrzony ATS posiada opcję tworzenia testów lub ankiet, które możesz łatwo przesłać do kandydatów.
• Upewnij się, że Twój ATS podzieli proces rekrutacji na etapy, a Ty będziesz mógł modyfikacji zapytań nawet w trakcie rekrutacji.

Oprogramowanie do rekrutacji musi posiadać funkcjonalności, które skrócą długość całego procesu do minimum. Oprócz podstawowej selekcji i oceny, powinien odpowiednio agregować dane, wyliczać wskaźniki, ułatwiać komunikację, a także pełnić rolę zdalnego kalendarza, dostępnego dla rekrutera i kandydata jednocześnie, by usprawniać ich kontakt.

Udana rekrutacja – podsumowanie

Wybór kandydata to nie lada wyzwanie. Wiążą się z tym nierzadko spore wydatki. Wdrożenie automatyzacji nie tylko przyśpieszy cały proces, ale też zminimalizuje koszty. Jak widzisz, metod selekcji jest wiele i nie ma jednej, słusznej drogi. Oprogramowanie do rekrutacji musi przede wszystkim odpowiadać potrzebom Twojej firmy i tym powinieneś się kierować, dokonując jego zakupu.