Co to jest KSeF?
Skrót KSeF odnosi się do Krajowego Systemu e-Faktur, który został stworzony i jest prowadzony przez polskie Ministerstwo Finansów. Platforma funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku i umożliwia przedsiębiorcom:
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych – zgodnie ze wzorem przyjętym w przepisach prawa;
- ich udostępnianie klientom i kontrahentom;
- ich rejestrację w systemie.
Rejestr ma charakter ogólnopolski. Z KSeF mogą korzystać:
- przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami VAT;
- firmy zwolnione z podatku VAT (podmiotowo lub przedmiotowo);
- podatnicy mający polski NIP zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS (uproszczona procedura pozwalająca na rozliczenie e-sprzedaży realizowanej na terenie UE w ramach jednej zbiorczej deklaracji VAT).
Czym jest faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur?
Faktura ustrukturyzowana to dokument, który:
- jest wystawiony elektronicznie za pośrednictwem KSeF (bezpośrednio przy użyciu narzędzia od Ministerstwa Finansów lub przez zaufane oprogramowanie dedykowane, np. od EDITEL);
- przyjmuje postać wiadomości XML zgodnej ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP;
- uzyskał numer identyfikacyjny w systemie KSeF.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Do połowy 2024 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą nadal stosować starsze sposoby sporządzania i wysyłki faktur – zarówno papierowo, jak i np. drogą mailową – z pominięciem tej platformy.
Pomimo że korzystanie z platformy jest opcjonalne, już teraz do Krajowego Systemu e-Faktur trafia nawet ok. 1 mln faktur każdego dnia. Sytuacja ma się zmienić od 1 lipca 2024 roku. Od tego dnia z platformy KSeF będą musieli korzystać płatnicy podatku VAT. Natomiast „nievatowcy” będą do tego zobowiązani od 1 stycznia 2025 roku.
Co istotne, z KSeF są wyłączone m.in. faktury konsumenckie (B2C), jak również bilety spełniające funkcję faktury (np. paragony wystawiane za przejazd płatnymi odcinkami autostrad).
Co zyska przedsiębiorca dzięki KSeF?
O wprowadzeniu KSeF najczęściej mówi się w kontekście tzw. uszczelniania VAT. Warto jednak podkreślić, że e-fakturowanie przełoży się również na szereg korzyści dla przedsiębiorców. Te najważniejsze to:
- łatwiejsze bezpieczne przechowywanie dokumentacji – faktury przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur nie ulegną zniszczeniu ani zaginięciu, co sprawi, że nie będzie konieczności wydawania duplikatów;
- szybszy zwrot podatku VAT – czas jego uzyskania skróci się o 20 dni, a zatem z 60 do 40;
- niezawodność przekazania faktury do kontrahenta – dokument zostanie automatycznie przetworzony i trafi do adresata;
- ujednolicenie wyglądu faktur – jeden wzór faktury ustrukturyzowanej sprawi, że znikną wszelkie niejasności związane z zapisami w dokumentach rozliczeniowych;
- mniej obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji – po wdrożeniu KSeF przedsiębiorca nie będzie zobowiązany do przechowywania faktur; są one automatycznie dostępne w bazie danych Ministerstwa Finansów przez wymagany okres 10 lat;
- mniej formalności przy rozliczeniach – korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur nie muszą przesyłać JPK_FA; te dane będą automatycznie dostępne dla organów podatkowych w systemie.
Wniosek jest więc prosty: nie należy się obawiać e-fakturowania. Warto skorzystać z oprogramowania, które ułatwi płynne przejście do nowego systemu i jego integrację z dotychczasowym sposobem zarządzania zasobami firmy.
Więcej na temat KSeF i wdrożenia tego rozwiązania w firmie dowiesz się na: https://www.editel.pl/rozwiazania-edi/e-faktura/ksef/